Usługa zlecona tej firmie polegała na dostarczeniu w godzinach nocnych ciepłego posiłku dla ekipy przygotowującej technicznie uroczystość 1 września. Firma Sambix została wybrana z uwagi na bliskość swojej siedziby od Westerplatte oraz gotowość dostarczenia posiłku nocą. Firma wykonała usługę zgodnie ze zleceniem. Z firmą Sambix nie było podpisanej umowy. Przy kwocie 3 000 zł brutto Urząd nie ma obowiązku podpisywania umów, wystarczy zlecenie usługi, co wykazane jest na stronie otwartych danych w polu rodzaj usługi – Zamówienie/zlecenie.

Zlecenie/Zamówienie o nr RWB-W/3131/WRS/499/U-W.BIEŻ./2016 dotyczyła całościowej realizacji Projektu Rady Dzielnicy Śródmieście pod nazwą „„Szkoda lata – piknik integracyjny””. Wydarzenie odbyło się w dniu 4 czerwca 2016 roku.

Całościowa kwota 1450 zł obejmowała usługi świadczone przez trzy podmioty i zapłatę za następujące faktury:

Firma Sambix s.c – faktura na kwotę 660 zł za zakup artykułów spożywczych – kurczaków

Pozostała kwota z sumy 1450 zł została przeznaczona na zapłacenie faktur wystawionych przez:

Stowarzyszenie Kulturalno-Sportowe „Perfect” – Faktura za zabezpieczenia logistycznego wydarzenia – obejmującego obsługę techniczną (nagłośnienie) wraz z ustawieniem krzeseł, stołów oraz sprzątaniem, a także występem zespołu muzycznego.

MINIMARKET Marta Mężyk – za zakup artykułów spożywczych i przemysłowych wykorzystanych do organizacji wydarzenia.

W otwartych danych ta usługa została realizowana na zasadzie zamówienia/zlecenia, co reguluje regulamin Urzędu Miejskiego w Gdańsku odnośnie zaciągania zobowiązań finansowych. Nie było zawieranych umów z tymi podmiotami.

Istotne są wyjaśnienia dotyczące podziału kompetencji pomiędzy Urzędem a radami dzielnic przy realizacji poszczególnych projektów rad dzielnic, co wyjaśnia dlaczego ta pozycja znajduje się w na stronie otwartych danych.

Za realizację w/w Festynu odpowiedzialna była Rada Dzielnicy Śródmieście i przygotowanie wszystkich pozostałych dokumentów związanych z organizacją Festynu znajdują się w kompetencji Rady Dzielnicy. To Rada dokonywała wszystkich organizacyjnych czynności, w tym wyboru firm, które wykonały usługę w czasie wydarzenia oraz sklepów, w których przeprowadzono zakupy artykułów potrzebnych do realizacji Projektu. Rolą Urzędu Miejskiego w Gdańsku była zapłata za poniesione wydatki.

Powyższe rozdzielenie kompetencji pomiędzy Urzędem Miejskim a Radą Dzielnicy wynika przede wszystkim z faktu, iż Jednostki Pomocnicze Miasta Gdańska (Rady Dzielnic) nie posiadają osobowości prawnej, w związku z czym nie mogą samodzielnie, bez pośrednictwa Urzędu dokonywać jakichkolwiek płatności. Projekty poszczególnych Rady Dzielnic są wynikiem przyjmowanych przez nie Uchwał w sprawie przeznaczania środków finansowych na działalność statutową w danym roku. Następnie Rady składają wnioski o sfinansowanie własnych projektów w Biurze Rady Miasta Gdańska. Biuro Rady z kolei po akceptacji merytorycznej Uchwały i wniosku kieruje te dokumenty do odpowiedniego Wydziału Urzędu z prośbą o zabezpieczenie w budżecie środków finansowych na pokrycie wydatków wynikających z poszczególnych projektów Rad Dzielnic (w przypadku festynów integracyjnych właściwym Wydziałem jest Wydział Rozwoju Społecznego). Kiedy środki są już zabezpieczone w budżecie danego Wydziału, kolejne czynności podejmuje już samodzielnie Rada Dzielnicy. Należą do nich wybór kontrahenta, który będzie wykonywał daną usługę lub u którego dokonywany będzie zakup materiałów, a także kompleksowa organizacja całości projektu.

Po zrealizowaniu projektu następuje płatność z konta Urzędu Miejskiego.