Skuteczny proces rekrutacji nie kończy się na podpisaniu umowy z nowym pracownikiem. Aby włączyć go w codzienne działania zespołu i utrzymać w strukturach organizacji w długiej perspektywie, konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniej aklimatyzacji. Jak powinno przebiegać wdrożenie świeżo zatrudnionej osoby krok po kroku?

Dlaczego prawidłowe wdrożenie nowego pracownika jest tak ważne?

Niezależnie od tego, czy rekrutacja dotyczy praktyk, czy stanowiska seniorskiego, pierwsze dni w pracy wiążą się ze sporą dozą niepewności. Nieznajomość kultury organizacji, współpracowników i konkretnych działań wchodzących w skład nowych obowiązków wpływają negatywnie na:

• poziom stresu,
• nawiązywanie relacji w miejscu pracy,
• produktywność.

Właściwe przeprowadzenie procesu onboardingu eliminuje te problemy oraz niesie za sobą szereg dodatkowych korzyści. Znajduje to potwierdzenie w statystykach.

Z danych zebranych przez Gallup wynika, że dobre wdrożenie nowego pracownika wpływa na zmniejszenie rotacji w ciągu pierwszych 18 miesięcy zatrudnienia nawet do 50%. Proces ten może też 2,6-krotnie poprawić zadowolenie z pracy.

Z jakich etapów powinien składać się skuteczny onboarding?

Nowoczesny onboarding obejmuje znacznie więcej niż tylko przedstawienie nowej osoby zespołowi i udostępnienie jej narzędzi niezbędnych do pracy. Aby okazał się efektywny i przyniósł wymierne korzyści dla obu stron (nowo zatrudnionej osoby i organizacji), powinien być rozciągnięty w czasie i podzielony na kilka etapów. Z tego powodu proces ten funkcjonuje czasem pod nazwą „plan 30-60-90”, co odnosi się do liczby dni, które należy na to poświęcić. W jakiej kolejności powinny następować kolejne działania wdrażające?

Pre-onboarding

Etap ten rozpoczyna się jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem nowej pracy. Czas ten warto wykorzystać na skompletowanie niezbędnego sprzętu i przyznanie pracownikowi dostępów, które będą mu potrzebne już od pierwszego dnia. Dodatkowo można udostępnić mu: kontakt do mentora, który będzie jego wsparciem w onboardingu, podstawowe informacje o organizacji oraz np. plan pierwszych dni.

Onboarding w pierwszym dniu pracy

Pierwszy dzień w nowym miejscu pracy zawsze obfituje w natłok myśli i emocji, więc warto ograniczyć działania do niezbędnego minimum jak np.:

• poznanie przełożonego oraz reszty zespołu,
• obowiązkowe szkolenia np. RODO czy BHP,
• udostępnienie planu onboardingu i omówienie jego etapów oraz celów.

Onboarding w ciągu pierwszego miesiąca pracy

W tym momencie pracownik powinien poznać misję i wizję firmy wraz z obowiązującymi procedurami, ale także oswajać się z nowymi obowiązkami i wykonywać szkolenia przewidziane dla swojego stanowiska. Warto zadbać o to, aby w pierwszych 30 dniach nie zabrakło czasu na regularne spotkania 1:1 z mentorem-buddym oraz bezpośrednim przełożonym, co zapewni przestrzeń do obustronnego feedbacku.

Onboarding w ciągu kilku pierwszych miesięcy pracy

Do ok. 60-90 dni od momentu zatrudnienia pracownik powinien już dość sprawnie orientować się w strukturach organizacji i samodzielnie działać w ramach powierzonych projektów i zadań. Wciąż może jednak potrzebować wsparcia w pewnych obszarach. To również dobry moment na to, by zacząć planowanie jego ścieżki rozwoju w długiej perspektywie z uwzględnieniem indywidualnych predyspozycji, luk kompetencyjnych w zespole i rzeczywistych potrzeb firmy. Nowoczesne platformy wspierające rozwój i adaptację pracowników, takie jak Dolineo, dostarczają narzędzi ułatwiających te procesy od pierwszych dni w organizacji.

Efektywny onboarding z pomocą platformy Dolineo

We wdrażaniu nowych osób pomocne okazują się nowoczesne narzędzia, jak np. moduł onboardingu dostępny w ramach abonamentu Dolineo. Automatyzując ten proces, nie tylko go uporządkujesz i przyspieszysz, ale też umożliwisz nowym osobom realizowanie go we własnym tempie i wracanie do ważnych informacji w przyszłości. Służy to też ujednoliceniu wiedzy, co jest nieocenioną korzyścią np. w zespołach rozproszonych. Kolejny aspekt to znaczne oszczędności czasu działów HR/wewnętrznych trenerów czy doświadczonych pracowników, którzy dotychczas regularnie i powtarzalnie przekazywali tę samą wiedzę. Z narzędziem takim jak Dolineo wzniesiesz onboarding na wyższy poziom, a rotacja przestanie być tak dużym wyzwaniem.

W ramach onboardingu w systemie zaprojektujesz poszczególne etapy wdrożenia. Do każdego z nich możesz dodać:

• wewnętrzne materiały w różnych formatach multimedialnych (np. PDF, wideo czy ppt);
• skorzystać z wbudowanych kreatorów:
  • szkoleń – dzięki czemu przekażesz wiedzę w atrakcyjniejszej (niż zwykły dokument) formie i zróżnicujesz materiały,
  • testów – w szybki sposób zweryfikujesz poziom wiedzy nowej osoby np. w zakresie znajomości Waszych produktów czy procedur,
  • zadań – nie wszystko jesteś w stanie przenieść do trybu online, więc zadanie może być np. spotkaniem z przełożonym czy koniecznością udania się do działu kadr i złożenia tam podpisu pod jakąś klauzulą;
  • ankiet – nie zapomnij o tym bardzo istotnym elemencie procesu adaptacji. Poznaj opinie nowej osoby na temat poszczególnych etapów procesu i stale udoskonalaj go;
• wybrane szkolenia gotowe z katalogu Dolineo –  w pierwszym okresie warto postawić na tematykę związaną z bezpieczeństwem, czyli szkolenia takie jak RODO, Cyberbezpieczeństwo czy tajemnica przedsiębiorstwa, a w kolejnych wybrać już tematy bardziej stanowiskowe np. Excel, zarządzanie zespołem czy umiejętność radzenia sobie ze stresem.

System umożliwia weryfikację na jakim etapie onboardingu znajduje się pracownik, jakie zadania/elementy już wykonał, a jakie jeszcze przed nim.

Platforma Dolineo pozwala na przypisanie jednego planu onboardingowego do wszystkich osób, które zostały niedawno zatrudnione w firmie, lub stworzenie kilku osobnych ścieżek. Decydując się na to drugie rozwiązanie, idealnie dopasujesz proces do specyfiki konkretnego działu czy nawet stanowiska. W rezultacie wdrożenie okaże się jeszcze skuteczniejsze niż zwykle.

Moduł onboardingu na platformie Dolineo może spełniać także funkcję motywującą pracownika. Po zalogowaniu zobaczy on na głównym widoku liczbę dni przepracowanych w firmie i to, ile procent obiektów szkoleniowych udało mu się wykonać. Graficzne przedstawienie postępu zachęca do tego, by działać dalej i krok po kroku wdrażać się w strukturę i kulturę organizacji.

artykuł sponsorowany