Załatwianie spraw w Urzędzie Miasta Gdyni robi się coraz prostsze z miesiąca na miesiąc. Tym razem usprawnienie dotyczy umawiania wizyt – dzwoniącym gdynianom pomoże pierwszy w Polsce miejski Voicebot.

Wirtualny urzędnik, który pomaga załatwić sprawy w internecie to przeszłość. Nadszedł czas na nowe rozwiązanie dla gdynian – to voicebot. Ten asystent głosowy w znacznym stopniu usprawni kontakt z magistratem. W samym listopadzie i grudniu za pomocą nowej usługi mieszkańcy Gdyni umówili około 14 tys. wizyt.

To on pomaga umawiać wizyty mieszkańców w Urzędzie, jednocześnie odciążając pracowników infolinii. Dzięki temu czas oczekiwania na połączenie z konsultantami w innych ważnych sprawach jest o wiele krótszy. W kontekście ostatnich miesięcy było to kluczowe, gdy z powodu koronawirusa kontakt pomiędzy mieszkańcami a urzędnikami musiał zostać mocno ograniczony.

– Warto podkreślić, że asystent głosowy to system uczący się. Z każdą przeprowadzoną rozmową kolejne mogą być przeprowadzone lepiej i skuteczniej. Innowacyjne rozwiązania pomogą nam nieustannie podnosić jakość obsługi mieszkańców – wyjaśnia Piotr Wiśniewski, kierownik Gdyńskiego Centrum Kontaktu.

JAK DZIAŁA?

W pierwszej kolejności asystent głosowy ma za zadanie określić, jaką sprawę jego rozmówca chce załatwić. Później przetwarza te dane i przyporządkowuje do miejsca, w którym klient zostanie obsłużony. Następnie Voicebot proponuje termin i datę wizyty w urzędzie i zapisuje na nią interesanta. Kiedy termin nie będzie odpowiadał klientowi – asystent zaproponuje inny. Na koniec rozmowy voicebot potwierdza rezerwację wizyty.

Asystent podaje termin oraz numer pokoju w urzędzie do załatwienia danej sprawy. W przypadku odwołania wizyty lub innych trudności, voicebot automatycznie łączy z konsultantem.

ako