Sporządzenie odpowiedniego harmonogramu pracy stanowi niemałe wyzwanie, zwłaszcza w przypadku zarządzania większym zespołem. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim obowiązujące przepisy dotyczące norm czasu pracy, a także wytyczne zgodne z regulaminem firmowym. O czym w szczególności musimy pamiętać, układając grafik pracy? Oto 3 najważniejsze kwestie.
O CZYM NIE MOŻE ZAPOMNIEĆ DOBRY MANAGER, ODPOWIEDZIALNY ZA SPORZĄDZANIE GRAFIKU PRACY?
Grafiki pracy najczęściej układa się na dany miesiąc bądź na dany tydzień, w zależności od przyjętej w formie polityki. Niemniej jednak zawsze należy wziąć pod uwagę 3 najważniejsze kwestie, a mianowicie:
• grafik musi być zgodny z normami czasu pracy, wyznaczonymi przez prawo pracy;
• układając harmonogram, trzeba mieć na uwadze ewentualne nieobecności pracowników;
• grafik należy sporządzić w wersji elektronicznej, tak aby został zapisany na trwałym nośniku.
JAK UŁOŻYĆ GRAFIK ZGODNIE Z PRAWEM PRACY?
Układając grafik, pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wymiar czasu pracy konkretnych zatrudnionych. Musimy pamiętać o odpoczynku dobowym, który wynosi minimum 11 godzin oraz tygodniowym, który wynosi 35 godzin. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku, gdy układamy grafik pracy zmianowy, przy czym zmiany obejmują cały tydzień kalendarzowy, a nie tylko roboczy. W grafiku można uwzględnić nadgodziny, jeśli z góry wiemy o wprowadzeniu takowych. Niemniej jednak warto zaznaczyć je innym kolorem, tak aby łatwiej było rozliczyć konkretnego pracownika.
Ułożenie grafiku dla zespołu o większej liczebności może być nieco problematyczne, dlatego warto posiłkować się wzorem, który dostępny jest na: https://inewi.pl/Grafik-Pracy-Darmowy-Wzor-Excel.
NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKÓW – O KTÓRYCH TRZEBA PAMIĘTAĆ?
Nieobecności pracownika z niezależnych od niego przyczyn nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jednak czasami z góry wiadomo, kiedy i dlaczego dana osoba nie pojawi się w pracy. Mowa tutaj na przykład o planowanych urlopach, dłuższych wyjazdach służbowych (pracownik wykonuje obowiązki poza zakładem) czy planowanych zabiegach medycznych. Weźmy pod uwagę również szkolenia, podczas których pracownicy nie mogą wykonywać swoich obowiązków lub badania okresowe.
Przełożonym często zdarza się zapominać, że pracownik złożył wniosek o urlop bądź zapowiedział dłuższą nieobecność z przyczyn medycznych, dlatego takie informacje warto od razu odnotowywać. W przeciwnym razie będziemy musieli poprawiać grafik, czego większość stara się uniknąć.
W JAKIEJ FORMIE NALEŻY SPORZĄDZIĆ HARMONOGRAM PRACY?
Obecnie harmonogramów pracy nie sporządza się odręcznie – o wiele lepiej posiłkować się sprawdzonymi programami, które dodatkowo pozwalają przechowywać grafiki w trwałej formie. Papier bardzo łatwo może ulec zniszczeniu, na przykład poprzez zalanie. Tymczasem do grafiku w wersji online można uzyskać dostęp o każdym czasie. Pamiętajmy, aby odpowiednio wcześnie udostępnić go pracownikom.
Może w tym pomóc system obiegu dokumentów, taki jak na przykład: https://inewi.pl/Elektroniczny-Obieg-Dokumentow. Zadbajmy o to, aby grafik w ostatecznej wersji również został zapisany na odpowiednich serwerach. Jest to bardzo istotne w kontekście rozliczania zatrudnionych przez dział kadrowo-płacowy, a także w razie ewentualnych kontroli, na przykład z PIP.
artykuł sponsorowany
