Śmiesznie brzmiący adres mailowy, wiadomość pisana drukowanymi literami czy nadmiar emotikonów – to niektóre z „grzechów”, które popełniamy porozumiewając się w internecie. Etykieta internetowa to w dużej mierze poprawna i przede wszystkim sprawna komunikacja mailowa. Z pozoru błaha czynność, jaką jest stworzenie internetowego listu, przysparza czasami trudności, o których nawet nie wiemy. Trzymanie się podstawowych zasad pozwoli pisać poprawnie i sprawi, że odbiorca chętnie otwierać będzie kolejne wiadomości.
1. Poważny adres mailowy
Adres składający się z imienia i nazwiska to podstawa. Jeśli jest zajęty, warto spróbować stworzyć przynajmniej taki z pierwszą literą imienia czy myślnikiem przed nazwiskiem. Aplikacje o pracę czy służbowe wiadomości wysyłane ze skrzynek mających w nazwie „słoneczko” czy ,,buziaczek” wydają się niedorzeczne, a jednak się zdarzają. Po takim wstępie istnieje duże prawdopodobieństwo, że adresat zrezygnuje z otworzenia wiadomości i od razu trafi ona do spamu.
2. Konkretny temat wiadomości
Rozpoczynając nową konwersację, warto nadać mailowi konkretny tytuł dotyczący szczegółów w niej zawartych. Przy konieczności powrotu, zarówno nadawcy, jak i odbiorcy łatwiej będzie odszukać daną wiadomość.
3. Powitanie godne adresata
Aby zrobić dobre pierwszy wrażenie, warto pamiętać o rozpoczęciu maila adekwatnym do adresata. Postrzegane jako niekulturalne jest pomijanie powitania i natychmiastowe przechodzenie do sedna sprawy. Najbezpieczniejszą formą przy zwracaniu się do nieznajomych jest „Szanowna Pani/Szanowny Panie”. W szczególnych przypadkach – profesorów, doktorów czy dyrektorów – należy dodać także tytuł lub funkcję, pamiętając o wielkiej literze. Za każdym razem, po powitaniu konieczny jest przecinek.
Uwaga! Jak ognia unikać należy słowa „witam”. Jest ono zarezerwowane dla gospodarza, którym z pewnością nie jesteśmy porozumiewając się w sieci.
4. Pierwsze zdanie z małej litery
Często powtarzającym się błędem jest rozpoczynanie zdania z wielkiej litery, pomimo wcześniejszego powitania. Jako, że jest to dalsza część wypowiedzi, pisana po przecinku, wystarczy mała litera.
5. Akapity gwarantujące przejrzystość
Dzielenie dłuższych maili na akapity, sprawia, że tekst staje się czytelniejszy. Nie ma nic bardziej zniechęcającego czytelnika niż kilkadziesiąt linijek zlewających się ze sobą słów. Dzięki dodatkowym „enterom” można też podzielić wiadomość na konkretne zagadnienia. Nie rezygnujmy także z punktowania czy numerowania pytań – ułatwi to adresatowi odniesienie się do treści.
6. Zdradliwe kopiuj/wklej
Jedną z najbardziej nielubianych form wiadomości są te uniwersalne i przeznaczone dla większego grona odbiorów. W przypadku dłuższych maili, które chcemy wysłać do kilku osób lub przekopiować z innego źródła, należy uważnie przeanalizować czy nie zawierają one błędów. Wielką, lecz powszechną gafą jest zwracanie się w formie męskiej do kobiety i na odwrót.
7. Ukryte wiadomości
Pisząc do większej liczby osób, należy umieścić ich adresy mailowe w rubryce „UDW” (Ukryte Do Wiadomości). Gwarantuje ona, że żaden z odbiorców, nie będzie widział kto jeszcze otrzymał takiego samego maila. Uważa się za bardzo nieprofesjonalne, otwarte ujawnianie adresatów wiadomości.
8. Bez przecinka po pozdrowieniach
Wiele osób bez wahania po grzecznościowym pożegnaniu stawia przecinek, a za nim podpis. Jest to błąd, niezależnie czy pozdrawiamy, dziękujemy czy też wyrażamy poważanie dla adresata. – Wiele osób czuje potrzebę umieszczenia tam jakiegoś znaku, gdyż w tym miejscu w głośnym czytaniu uczynilibyśmy pauzę. Najlepiej jednak stosować się do wydanych w Polsce wzorników listów i nie umieszczać po formule pożegnalnej żadnego znaku interpunkcyjnego, twierdzi prof. Mirosław Bańko z Polskiego Wydawnictwa Naukowego.
9. Odpowiedź zawsze na temat
Odpisując na danego maila nie powinno się wysyłać zupełnie nowej wiadomości. Należy wówczas skorzystać z opcji „odpowiedz”, aby adresat miał wgląd do historii korespondencji. Oszczędza to czas obu stron.
10. NIE dla Caps Locka
W nieformalnym regulaminie internetowym, użycie klawisza Caps Lock oznacza krzyk. Nieuzasadnione zastosowanie wielkich liter jest postrzegane jako brak kultury, a przy tym rozprasza odbiorcę treści. Chcąc podkreślić ważniejsze fragmenty tekstu, lepiej postawić np. na podkreślenie.
11. Ostrożnie z emotikonami
Emotikony dzielą społeczność internetową. Ich zwolennicy twierdzą, że pozwalają one podkreślić znaczenie słów i czynią wypowiedź bardziej ludzką. Przeciwnicy ,,buziek” zaś są zdania, że wprowadzają zbędny chaos i są nieprofesjonalne. Prawda leży po środku – trzeba wyczuć w jakich kontaktach można pozwolić sobie na zastosowanie emotikona, a gdzie zwyczajnie nie wypada tego robić. W żadnym wypadku nie należy jednak przesadzać i stosować kilku ,,emotek” jednocześnie.
12. Stop łańcuszkom szczęścia
Łańcuszki internetowe to jedna z najbardziej irytujących rzeczy, z jakimi możemy spotkać się w sieci. Istnieje wiele wariantów – od tych wstawianych w komentarzach na facebook’u i mających przynieść autorowi szczęście, do tych rozsyłanych mailem i proszących o niezidentyfikowaną pomoc dla chorych dzieci. By nie narazić się na śmieszność, sprawdzajmy wszystko, co chcemy rozesłać dalej.
13. Oczywiste oczywistości w imię poprawności
Czy to w mailach czy w wiadomościach na facebook’u, warto dbać o poprawność językową. Błędy ortograficzne szybko mogą zrazić potencjalnych rozmówców, a pomijanie polskich znaków czy też błędne stosowanie interpunkcji sprawić może, że zostaniemy źle zrozumiani.
Warto pamiętać, że internet niczego nie zapomina. Wiadomość, w której roi się od błędów czy napisana niestarannie, na długo zostanie w skrzynce i pamięci odbiorcy. Poświęcenie kilku minut więcej na stworzenie poprawnego maila to niewiele, a przynieść może wiele korzyści.
Anna Moczydłowska
