Zakład Ubezpieczeń Społecznych pełną parą wkracza w epokę cyfryzacji. Po wprowadzeniu e-Składki obowiązującej od początku tego roku i e-Zwolnień, które zastąpią papierowe w połowie roku, przygotowano kolejną e-usługę. To e-Akta, czyli elektronizacja akt pracowniczych. Dotychczas pracodawca musiał przechowywać akta pracownicze przez 50 lat. Po zmianach, które zaczną obowiązywać od początku przyszłego roku, okres ten skróci się do 10 lat. Zmiany dotyczyć będą głównie nowo zatrudnionych pracowników.
Pracodawcy będą mogli przechowywać akta w formie elektronicznej, co – jak zaznacza pomorski rzecznik ZUS-u Krzysztof Cieszyński – ograniczy koszty ich działalności. – Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może także dotyczyć osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Warunkiem jest przekazanie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie oraz przekazanie samego raportu zawierającego niezbędne dane – tłumaczy Cieszyński.
WIĘCEJ OBOWIĄZKÓW PRACODAWCÓW
Nowe zasady to także nowe obowiązki. Tych pracodawcy będą mieli więcej. Od stycznia 2019 roku będą musieli przekazywać do ZUS szerszy zakres danych za pracowników i zleceniobiorców. – Płatnik w miesięcznych raportach imiennych – ZUS RCA – będzie przekazywał do ZUS dodatkowe dane dotyczące przede wszystkim kwot przychodu wypłaconego w danym miesiącu. Ponadto w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia – ZUS ZWUA – pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane o rozwiązaniu/wygaśnięciu stosunku pracy: datę oraz tryb jego rozwiązania, podstawę prawną oraz stronę, z której inicjatywy nastąpiło rozwiązanie umowy. Te informacje na bieżąco przekazywane do ZUS, pozwolą na zabezpieczenie wszelkich praw pracowników dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych – podkreśla Krzysztof Cieszyński.
W związku z nadchodzącymi zmianami ZUS już ogłosił przetarg na modyfikację systemu informatycznego.
ZAŚWIADCZENIA DOSTANIEMY SZYBCIEJ
To nie jedyny postęp ubezpieczyciela. Wzrasta liczba zaświadczeń, które można uzyskać w placówkach ZUS-u bez kilkudniowego oczekiwania. Otrzymać można kolejne zaświadczenia „od ręki”. Wśród nich są dokumenty potwierdzające zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, obecność w bazie ZUS oraz zatwierdzające liczbę osób zgłoszonych przez płatnika do ubezpieczeń.
– Do tej pory zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego mógł dostać jedynie sam ubezpieczony. Teraz z wnioskiem o nie może wystąpić także płatnik. Jest ono potrzebne np. przy staraniach o kartę pobytu dla cudzoziemca – wyjaśnia Aleksandra Młodak pełniąca obowiązki kierownika Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji gdańskiego ZUS-u.
Zaświadczenia można uzyskać u doradców płatników pracujących na salach obsługi klientów. Obecnie „od ręki” uzyskamy 29 różnych zaświadczeń. Jest jedno „ale”. Aby takie zaświadczenie uzyskać, na naszym koncie ubezpieczonego wszystko musi być w należytym porządku. W przypadku wątpliwości lub nieścisłości czeka nas procedura wyjaśniająca. Wtedy wniosek nie zostanie zrealizowany na miejscu, a przekazany do odpowiedniej komórki. Ubezpieczyciel na wyjaśnienie sprawy ma 7 dni. Później od decyzji ubezpieczonego zależy, czy odbierze zaświadczenie w placówce ZUS, czy otrzyma je pocztą.
