Wyobraź sobie świat, w którym urzędy, firmy i obywatele mogą komunikować się bez konieczności drukowania dokumentów, stania w kolejkach i czekania na listonosza. Brzmi futurystycznie? To rzeczywistość, którą umożliwia system e-Doręczeń – narzędzie, które usprawnia oficjalną komunikację.

Od 1 stycznia 2025 r. większość podmiotów publicznych (w tym organy administracji rządowej, ZUS, czy NFZ), a także niektóre podmioty niepubliczne (osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, jak radcy prawni, adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi) mają obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych. W przyszłości staną się one także standardem dla pozostałych podmiotów publicznych i zarejestrowanych podmiotów niepublicznych. Wprowadzenie doręczeń elektronicznych zmienia sposób wymiany dokumentów, eliminując papierowe listy polecone na rzecz w pełni cyfrowych, rejestrowanych wiadomości. Jak działa ten system i dlaczego warto go zintegrować z obiegiem korespondencji w Twojej firmie? Już tłumaczymy!

Dla kogo system e-Doręczeń?

E-Doręczenia to, najprościej mówiąc, elektroniczny odpowiednik tradycyjnych listów poleconych, umożliwiający firmom, instytucjom publicznym i obywatelom sprawną oraz bezpieczną wymianę dokumentów. To przyjazne dla środowiska rozwiązanie eliminuje konieczność papierowej dokumentacji i ogranicza częste wizyty w urzędach.

Wprowadzenie e-Doręczeń wynika z ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. Zgodnie z jej zapisami, organy władzy publicznej, organy administracji rządowej, jednostki organizacyjne, jednostki samorządu terytorialnego oraz samorządowe instytucje kultury zostają zobowiązane do korzystania z tej formy doręczeń. Proces wdrażania systemu nadzoruje Ministerstwo Cyfryzacji oraz minister właściwy do spraw informatyzacji, a wszystkie podmioty objęte ustawą muszą złożyć wniosek, założyć skrzynkę do e-Doręczeń i dostosować się do nowych regulacji.

Z kolei ustawa o publicznej usłudze hybrydowej reguluje zasady łączenia komunikacji elektronicznej i papierowej. Dotyczy to głównie sytuacji, w których dokumenty są nadawane w formie elektronicznej, ale doręczane adresatowi w formie papierowej (np. przez operatora pocztowego).

Jak korzystać z rejestrowanego doręczenia elektronicznego i bazy adresów elektronicznych

1. Założenie firmowego adresu do e-Doręczeń

Proces założenia skrzynki do e-Doręczeń obejmuje:

• wniosek o rejestrację w systemie elektronicznych doręczeń,
• podanie adresu do e-Doręczeń,
• weryfikację tożsamości użytkownika.

2. Aktywacja skrzynki i wysyłanie dokumentów poleconych

Po aktywacji skrzynki możesz wysyłać elektroniczne listy polecone. Proces obejmuje wybór adresata z bazy adresów do doręczeń elektronicznych i przesłanie dokumentu w formie cyfrowej. Jeśli dokumentacja dotyczy spraw sądowych, proces ten zostanie automatycznie zapisany w Krajowym Rejestrze Sądowym.

3. Potwierdzenie odbioru

Po wysłaniu e-doręczenia adresat otrzymuje powiadomienie o nowej przesyłce i może ją otworzyć. System generuje Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD), które stanowi dowód dostarczenia wiadomości.

4. Archiwizacja i zarządzanie wiadomościami

Wszystkie doręczenia elektroniczne powiązane z podmiotem są archiwizowane. Użytkownik może zarządzać wiadomościami za pomocą intuicyjnego interfejsu. Warto również pamiętać o uaktualnieniu adresu mailowego w systemie, aby na bieżąco odbierać powiadomienia o nowych wiadomościach.

System doręczeń elektronicznych powiązany z obiegiem korespondencji w Twojej firmie

Dla większych firm odbiór urzędowej korespondencji tylko przez system do e-doręczeń może być wyzwaniem. Dlatego warto rozważyć integrację systemu z platformą do obsługi korespondencji – to nie tylko uprości cały proces, ale także przybliży organizację do pełnej automatyzacji. Połączenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia z systemem elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na sprawne przetwarzanie wiadomości i gromadzenie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Podejmując taki krok, zyskujesz też szereg dodatkowych korzyści, których beneficjentem stanie się każdy dział w organizacji.

• Do korespondencji dostęp mają odpowiednie, wyznaczone osoby
• Dzięki integracji z BAE (Bazą Adresów Elektronicznych) minimalizujesz ryzyko błędów i masz pewność, że e-Doręczenie trafi pod właściwy adres
• Dokumenty są szybko przekazywane, co znacząco usprawnia komunikację
• Elektroniczne listy są odpowiednio zabezpieczone i zgodne z wymogami ministra cyfryzacji
• Redukujesz koszty związane z logistyką oraz przechowywaniem papierowej dokumentacji
• Oszczędzasz czas i automatyzujesz kluczowe procesy
• Nie musisz już czekać na listonosza ani odwiedzać placówki pocztowej

Wdrożenie takiego rozwiązania to istotny krok w kierunku pełnej optymalizacji procesów, przynoszący wymierne korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i urzędom.

Usprawnij pracę całego przedsiębiorstwa

E-Doręczenia – elektroniczny sposób wymiany dokumentów, który zmienia sposób komunikacji między podmiotami publicznymi i prywatnymi. Zintegrowany system rejestrowanego doręczenia elektronicznego usprawnia obieg korespondencji i optymalizuje cały proces.

Wdrożenie e-Doręczeń to nie tylko zgodność z przepisami, ale także realne usprawnienie codziennej pracy i eliminacja czasochłonnych, papierowych procesów. To krok w stronę pełnej cyfryzacji, który zwiększa efektywność operacyjną i bezpieczeństwo komunikacji w firmie.

artykuł sponsorowany