Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek gromadzenia i bezpiecznego archiwizowania dokumentów. Musisz to robić tak, aby zminimalizować ryzyko ich uszkodzenia lub zniszczenia. Jednak archiwum nie musi znajdować się w Twojej firmie. Możesz skorzystać z usług outsourcingu i odciążyć swoich pracowników. Prowadzisz działalność w Trójmieście? Sprawdź, komu zlecić obsługę archiwum Twojej firmy.
Sortowanie i niszczenie dokumentów – jak wybrać firmę?
Nie podejmuj decyzji pochopnie. Pamiętaj, że zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom jest Twoim obowiązkiem, ale nie musisz realizować go samodzielnie. Wybór firmy zajmującej się sortowaniem i niszczeniem akt powinien opierać się na kilku kluczowych kryteriach: zgodności usług z normami prawnymi (w tym RODO), transparentności procesu oraz doświadczeniu w obsłudze. Warto także sprawdzić, jak rejestrowany jest proces niszczenia dokumentacji.
Jedną z firm, działających na terenie Trójmiasta, jest Rhenus Office Systems Poland. Jej specjaliści przeprowadzą klasyfikację zasobów, ich indeksację, brakowanie i niszczenie po upływie wymaganego okresu przechowywania. Cały proces odbywa się zgodnie z normą ISO/IEC 21964. Prowadzisz działalność w Trójmieście? Sprawdź ofertę firmy i zleć usługi z zakresu archiwizacji lub niszczenia dokumentów: www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/gdansk/.
Co wziąć pod uwagę podczas wyboru usługodawcy?
Szukasz sprawdzonego partnera, który będzie zarządzać Twoją dokumentacją? Oto, co powinno mieć znaczenie:
- Zgodność z przepisami — upewnij się, że firma działa zgodnie z RODO oraz normami bezpieczeństwa, np. DIN 66399;
- Bezpieczeństwo transportu — dowiedz się, w jaki sposób będą transportowane dokumenty Twojej firmy. Czy usługodawca zapewnia monitoring GPS pojazdów, którymi transportuje dokumenty, a także, czy możliwe jest niszczenie na terenie Twojej firmy;
- Kim są osoby, które pracują u usługodawcy? Czy zawarły umowę o zachowaniu poufności i okazały zaświadczenie o niekaralności? Czy to podwykonawcy? Stawiaj na podmioty z własną kadrą, która spełnia wspomniane kryteria;
- Proces niszczenia – niszczarnia, z której korzysta wspomniana firma Rhenus Office Systems Poland, jest w stanie zniszczyć do 15 ton dokumentów na dobę, dzięki czemu jest w stanie obsłużyć wielu klientów, w tym duże organizacje. Warto wybierać partnerów, którzy zapewniają takie rozwiązania.
Wybierz firmę, która kompleksowo spełnia wszystkie te wymagania. Ty w tym czasie będziesz mógł zająć się prowadzeniem firmy!
Profesjonalne niszczenie dokumentów w Trójmieście
Jak powinna być przeprowadzana utylizacja dokumentacji? Firma Rhenus Office Systems Poland przeprowadza ten proces zgodnie z normą ISO/IEC 21964. Dzięki temu proces odbywa się z uwzględnieniem międzynarodowych regulacji i nie ryzykujesz zapłaty kar. Szczegóły dotyczące usługi opisano na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/masowe-niszczenie-dokumentow/.
Niszczarnie spełniają wyśrubowane standardy bezpieczeństwa. Wszystkie są wyposażone w kontrolę dostępu osób i pojazdów. Mają monitoring, całodobową ochronę, system przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy. Każdy pojazd dostawczy z dokumentami wjeżdża na teren monitorowanej hali, gdzie rozładowywane są pojemniki z dokumentami. Zniszczone materiały są przekazywane do recyklingu, a dokumentów nie da się odtworzyć.
Prowadzisz działalność w Trójmieście? Skorzystaj z usług Rhenus Office Systems Poland. Marka zajmie się profesjonalnym sortowaniem i niszczeniem dokumentów za Ciebie.
artykuł sponsorowany
