Nowy kontrahent, nowa umowa. Zanim ją podpiszesz, musisz sprawdzić firmę w KRS, zweryfikować osobę po drugiej stronie, przygotować dokument, wysłać do podpisu, zebrać zwrotki. W ilu systemach to się odbywa? Trzech? Pięciu? A ile z tych kroków jest udokumentowanych w sposób, który przetrwa audyt?
W wielu organizacjach onboarding kontrahenta to ciąg ręcznych czynności rozproszonych po różnych narzędziach, skrzynkach mailowych i arkuszach kalkulacyjnych. Każdy krok działa osobno. Dane nie przepływają. Ścieżka audytowa istnieje – teoretycznie.
Trzy etapy, jeden problem
Każdy proces nawiązania relacji z kontrahentem składa się z tych samych elementów:
Weryfikacja firmy (KYB). Sprawdzenie, czy podmiot jest wiarygodny. Status w rejestrach, struktura właścicielska, listy sankcyjne, kondycja finansowa. W praktyce: kilkanaście otwartych zakładek, ręczne kopiowanie danych, zrzuty ekranu trafiające do folderu na dysku.
Weryfikacja osoby (KYC). Potwierdzenie, że osoba podpisująca umowę jest tą, za którą się podaje, i ma umocowanie do reprezentacji. W praktyce: skan dowodu przesłany mailem, ręczna weryfikacja, brak standaryzowanego procesu.
Podpisanie umowy. Przygotowanie dokumentu, obieg akceptacji, zebranie podpisów. W praktyce: wydruk, skan, kurier lub – w lepszym wariancie – rozwiązanie do e-podpisu, ale odłączone od reszty procesu.
Problem nie polega na tym, że te rzeczy się nie dzieją. Problem polega na tym, że dzieją się w silosach. Dane z weryfikacji KYB nie trafiają automatycznie do procesu podpisu. Wynik weryfikacji tożsamości nie jest powiązany z dokumentem. Nie ma jednej ścieżki, którą można prześledzić od początku do końca.
Dlaczego integracja ma znaczenie
Rozproszony onboarding to nie tylko problem wygody. To problem compliance i ryzyka operacyjnego.
Luki w dokumentacji. Kiedy każdy etap obsługuje inne narzędzie, odpowiedzialność za kompletność dokumentacji rozmywa się między zespołami. Audytor pyta: „Na jakiej podstawie podpisaliście umowę z tym podmiotem?” – i odpowiedź wymaga przeszukania trzech systemów, dwóch skrzynek mailowych i jednego dysku sieciowego.
Opóźnienia. Ręczne przekazywanie wyników między etapami to dodatkowe dni w procesie. Dla firm, które podpisują dziesiątki umów miesięcznie, te dni się kumulują.
Ryzyko błędu. Manualne przepisywanie danych z weryfikacji do dokumentu umowy. Pomyłka w nazwisku, nieaktualny NIP, przeterminowany KRS – każdy z tych błędów może mieć konsekwencje prawne.
Jeden przepływ zamiast trzech narzędzi
Alternatywą jest podejście, w którym weryfikacja firmy, weryfikacja osoby i podpis elektroniczny odbywają się w jednym, ciągłym procesie.
Tak działa ekosystem usług zaufania Autenti, który integruje trzy etapy onboardingu kontrahenta:
- KYB – automatyczna weryfikacja organizacji na podstawie 100+ źródeł danych (rejestry przedsiębiorców, listy sankcyjne, bazy podatkowe, rejestry beneficjentów rzeczywistych). Wynik: Raport Weryfikacji zabezpieczony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
- KYC – zdalna weryfikacja tożsamości reprezentanta. Wideo, e-dowód, bankowość online lub inne metody – do wyboru w zależności od wymagań procesu. Wynik w 90 sekund.
- Podpis elektroniczny – wysyłka dokumentu, podpis, pełna historia audytu. Karta Podpisu z pieczęcią gwarantuje integralność.
Kluczowa wartość: dane z każdego etapu są powiązane. Raport KYB, wynik weryfikacji tożsamości i podpisany dokument tworzą jedną, spójną ścieżkę dowodową. Nie trzeba niczego ręcznie łączyć, kopiować ani archiwizować w osobnych folderach.
Dla kogo to ma sens
Nie każda firma potrzebuje zintegrowanego procesu. Jeśli podpisujesz trzy umowy rocznie z partnerami, których znasz od lat, dotychczasowy sposób wystarcza.
Ale jeśli:
- zarządzasz szerokim portfelem partnerów biznesowych,
- kontrahenci rotują – nowi dostawcy, podwykonawcy, partnerzy projektowi,
- realizujesz kontrakty o dużej wartości,
- działasz w regulowanej branży (finanse, energetyka, logistyka),
- musisz wykazać dochowanie należytej staranności w audytach lub kontrolach,
– to rozproszony, manualny onboarding jest nie tylko niewygodny, ale coraz bardziej ryzykowny.
Co się zmienia w praktyce
Organizacja, która przechodzi na zintegrowany onboarding, zyskuje przede wszystkim jedno: ścieżkę dowodową, której nie trzeba składać z kawałków. Od momentu sprawdzenia firmy w rejestrach, przez weryfikację osoby, po złożenie podpisu – wszystko jest w jednym miejscu, z pieczęcią i znacznikiem czasu.
To nie jest zmiana technologiczna. To zmiana procesowa z konsekwencjami prawnymi. W momencie, gdy regulator lub sąd zapyta „jak wyglądał wasz proces onboardingu tego kontrahenta?”, odpowiedź to jeden raport, a nie rekonstrukcja z wielu źródeł.
Pytanie, które warto sobie postawić: ile czasu Twoja organizacja spędza na składaniu tej odpowiedzi z kawałków – i co się stanie, gdy któregoś kawałka zabraknie?
artykuł sponsorowany
